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Política de Gestão de Activos: O seu guia em 10 etapas simples

Uma robusta política de gestão de activos oferece um controle máximo - saiba que activos a sua empresa possui, onde estão localizados, quanto valem e quem é responsável por eles.

1. Quem é responsável?
Designe um responsável pelo património (Asset Manager) para criar, manter e actualizar o processo. Formalize a sua política de gestão de activos para que possa ser facilmente adoptada por outras pessoas, quando apropriado. Comunique a sua política de gestão de activos a todos os colaboradores que precisam de usar equipamentos pertencentes à empresa. Estabeleça expectativas para os colaboradores e para a empresa.

2. O que existe?
Crie um inventário dos activos abrangente que se pretende gerir. Estipule o método de registo correto para as suas necessidades - desde uma simples lista escrita até ao uso de software de gestão patrimonial adequado. O que inventariar - considere activos físicos, como equipamentos de TI, ferramentas, mobiliário, artigos de conforto e decoração, veículos e também activos intangíveis, como licenças de software.

3. O que é?
O responsável pelo património pode não estar familiarizado com todos os equipamentos em utilização, portanto, procure armazenar informações adequadas sobre designação das tipologias, composição, utilizações por forma a clarificar todas as situações. Realize o inventário criando categorias de activos por tipologia (por exemplo, "Computador Portátil") para facilitar a gestão/auditoria. Considere também tirar fotografias dos activos e incluí-las no inventário dos activos.

4. Onde está?
Defina se o activo é móvel ou se está em utilização numa localização fixa. Deseja vincular o item a um departamento ou a um centro de custo específico? Esse tipo de alocação pode ajudar durante as auditorias periódicas. No caso de equipamentos móveis, registe a informação do utilizador e a data da entrega.

5. Quem tem?
Numa empresa de menor dimensão os bens podem estar registados com a informação do nome do utilizador do activo, no entanto, em organizações de maior dimensão é conveniente registar o número de colaborador ou o departamento utilizador. Considere quaisquer implicações contratuais - o equipamento exige acordos formais de uso entre sua organização e o colaborador?

6. Qual é a segurança do activo?
A segurança dos activos móveis ou que estejam emprestados aumenta significativamente com uma política de gestão de activos. Use etiquetas de activos apropriadas, com a inclusão de um código de barras e o número de cada activo.

7. Quanto vale?
A realização de uma auditoria de controle precisa de ser de fácil execução, portanto, realize a valorização dos activos com precisão. Conserve todos os documentos/registos de aquisição de activos fixos. Vincular activos aos departamentos e/ou centros de custo auxilia a gestão e a tomada de decisões futuras.

8. E a manutenção?
Estipule um cronograma apropriado de manutenções para os activos por forma a garantir uma funcionalidade contínua e eficiente. Considere os padrões de manutenção da organização, mas também quaisquer requisitos legais. O activo pode ser de propriedade e/ou instalado numa outra organização.

9. Auditorias
As organizações mais eficazes avaliam regularmente:
    O desempenho/conformidade dos activos.
    A utilização activos, para garantir o retorno do investimento.
    Registo e avaliação dos custos com manutenções - programados e não programados.
    Históricos de utilização - para ver quem está usando os activos com mais eficiência.

10. Avalie e evolua
Reveja a política de gestão de activos regularmente para verificar se está adequada à sua organização. A política de gestão de activos deve ser dinâmica à medida que a sua organização cresce e passa por processos de mudança. Durante a revisão do processo, envolva elementos financeiros, utilizadores e gestores para garantir que a sua política de gestão de activos se mantenha eficiente.

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