Inventário Total

As empresas e as instituições crescem e nem sempre realizar o Inventário Patrimonial (Ativos/Bens de Imobilizado) é uma prioridade ou sequer uma competência primária na gestão patrimonial. A má contabilização dos Ativos Fixos (bens de imobilizado) pode levar à aplicação de taxas de amortização elevadas, maior custo com licenças e aumentar as despesas de capital. A Inventário Total auxilia as organizações na gestão patrimonial com o levantamento para identificação / cadastro e gestão dos ativos, de forma a actualizar e elevar o nível da informação patrimonial e contabilística, reduzir as suas despesas e melhorar os seus retornos.
O serviço de Inventário Patrimonial (Ativos/Imobilizado) prestado pela Inventário Total produz resultados verificáveis e perante os quais tomamos total responsabilidade e assentam numa metodologia adaptável às necessidades de qualquer tipo de empresa (SNC) ou instituição (SNC-AP). Esta metodologia garante o cumprimento de todas as normas exigíveis, sejam elas administrativas, fiscais ou contabilísticas.

São vários os motivos que levam à realização de um inventário e valorização do património mobiliário e imobiliário. A iniciativa pode estar relacionada com o regular cumprimento das obrigações contabilísticas e legais para assegurar uma correcta gestão dos bens patrimoniais ou pode ainda advir de processos de fusão e aquisição, actualização do justo valor, solvência de sociedades ou ainda para efeitos de partilhas e heranças que tornam relevante a necessidade de desenvolver uma intervenção desta natureza.
Um projecto de inventário de Ativos / Bens de imobilizado é um trabalho de peritagem que consiste num levantamento para etiquetagem e registo em base de dados de todos os bens e equipamentos em utilização na empresa, a que normalmente se segue a fase de reconciliação físico-contabilística ou avaliação patrimonial. No final será realizada a migração de toda a informação actualizada para o sistema de gestão patrimonial. Com este serviço, assegura uma detalhada e individualizada caracterização físico patrimonial dos Ativos / Bens de imobilizado e a correcta correspondência da informação contabilística e fiscal.

Entre outras destacam-se as seguintes vantagens:

• Melhore significativamente o nível de informação da gestão patrimonial
• Obtenha o conhecimento real do detalhe e valor patrimonial da sua organização
• Organização da base de dados patrimonial com a verificação de todos os bens em utilização, os registos desactualizados e os abates por processar
• Fortaleça a imagem da organização demonstrado pelo zelo com o património
• Actualizar a alocação físico-departamental (departamento, centro de custo e responsáveis)
• Aferir as variações ocorridas (depreciações e reavaliações)
• Melhore a Implementação de procedimentos da função patrimonial
• Maximize a produtividade dos colaboradores no trabalho de gestão patrimonial e redução dos custos operacionais
• Cumprimento das normas de contabilidade e relato financeiro
• Proteja o património, desincentivando e diminuindo os furtos e extravios
• Diminua os custos com a manutenção de máquinas e equipamentos
• Renegociar contratos de manutenção
• Optimizar prémios de seguro
• Processo de obtenção de certificação de qualidade ISO 55000 - Asset Management
• Seguimento de recomendações de auditoria
• Gestão eficiente do ciclo de vida dos ativos

O Serviço de Inventário Patrimonial (Ativos / Bens de imobilizado) da Inventário Total inclui:

• Etiquetagem dos bens: Todos os bens são etiquetados com uma etiqueta de código de barras. A etiqueta é escolhida pela durabilidade, tendo em conta as condições de localização e utilização do bem. Assim, garante-se um rastreio de longo prazo dos ativos/bens.
• Inventário: Registar detalhadamente todos os bens do imobilizado bem como fotografar, homogeneizar e classificar os bens.
• Reconciliação: Processo em que os registos de inventário são confrontados com a informação financeira de forma a estabelecer a correspondência entre os registos. Resultando desta fase que cada registo de inventário fica completo com a informação necessária sobre data e preço de aquisição, fornecedor, amortizações e valor líquido, assim como todas as classificações, entre outras informações.
• Migração da base de dados final para o sistema de gestão patrimonial em utilização (p.ex.SAP AA, Oracle Assets, SAGE, Navision, Primavera, PHC, GeRFiP, Quidgest, ArtSoft, AIRC, Inovar, JPM-CIBE ou outros)
• Fornecimento de formulários electrónicos para registo das alterações sobre o património (aquisição, transferência, abate, venda, empréstimos, etc.)

O cadastro deve abranger todos os bens que constituem o ativo fixo, nomeadamente os das seguintes tipologias:

• Equipamento administrativo
• Equipamento informático e de telecomunicações
• Mobiliário e elementos de decoração e conforto
• Electrodomésticos
• Equipamento audiovisual, de investigação, educação e formação
• Equipamento e material de apoio à produção
• Equipamento de segurança, de sinalização e de combate a incêndios
• Máquinas, ferramentas, aparelhos e utensílios
• Outros que, pelo interesse para a actividade desenvolvida, se enquadrem na classificação de equipamento básico
• Equipamentos de durabilidade superior a um ano ou custo histórico que justifique ser considerado imobilizado

Também temos experiência na realização de inventários de imóveis, viaturas, parques informáticos, equipamento e material de saúde, maquinaria pesada, ferramentas e equipamentos específicos, equipamento e material escolar, obras de arte, livros e publicações, entre vários outros tipos de inventários

Podemos realizar o seu Inventário Patrimonial (Ativos/Imobilizado) através de métodos diferentes, conforme as suas necessidades específicas:

• Desenvolver e imprimir as etiquetas de códigos de barras pré-impressas
• Etiquetar os bens e equipamentos com as etiquetas de códigos de barras
• Criar base de dados de informação personalizada sobre o Ativo (imobilizado)
• Actualizar o seu inventário com o registo e etiquetagem das novas aquisições
• Verificar e reconciliar o seu imobilizado periodicamente
• Realizar registos vídeo e fotográficos do Ativo (imobilizado)

Veja como decorre a nossa Metodologia

Adicionalmente, a Inventário Total pode prestar um serviço de apoio durante um período mais alargado, que designamos por Serviço de Continuidade, onde o cliente pode definir o regime de intervenções periódicas que pretende - mensal, trimestral, semestral, anual ou apenas quando solicitado, e assim garantir a manutenção do seu sistema de gestão patrimonial permanentemente actualizado, tanto na componente de inventário e etiquetagem bem como na reconciliação físico-contabilística. Para além da actualização da base de dados, é ainda entregue um relatório referente a cada intervenção periódica.